Data is niet meer weg te denken uit organisaties. Het is voor nagenoeg elk bedrijf onmisbaar en helpt met het nemen van beslissingen. Hoe je met data ook echt impact maakt en je bedrijf een uniek voordeel bezorgt, werd in zeven stappen uitgelegd tijdens het Leadership in Finance Summit 2023.
Als CFO of corporate controller gebruik je elke dag aannames bij het nemen van belangrijke beslissingen. Onze aannames zijn het resultaat van persoonlijke ervaringen, privé-overtuigingen en de omgeving waarin we opereren. Maar om een bedrijf te leiden, zal je je aannames expliciet moeten maken. Data is daarbij onmisbaar. Doordat ons leven, zowel privé als in organisaties, zich steeds meer online afspeelt, wordt een enorme hoeveelheid data gegenereerd. Data helpt ons met het nemen van betere beslissingen, bij het scheiden van feit en fictie, bij het beargumenteren of ontkrachten van ons onderbuikgevoel. Investeren in data loont, maar hoe zorg je dat je met data ook echt impact maakt?
FinanceFactor nodigde Louis de Roo, Data Strategy Leader bij E-mergo, uit op het Leadership in Finance Summit 2023. Tijdens een korte masterclass legt hij uit hoe je van dataprojecten een succes maakt en, belangrijker: hoe je data inzet om jouw bedrijf een uniek voordeel te bezorgen. Bij de introductie door Albert Allmers, directeur van FinanceFactor, worden op zijn vraag wie van de aanwezigen serieus werkt met/aan een datastrategie nauwelijks handen opgestoken.
Een betere brug naar de weg om je organisatie te leiden in de transitie naar datagedreven werken, kan De Roo zich niet wensen. Want de route daar naartoe is bepalend voor het succes, vertelt hij.
Wat is datagedreven werken?
“In een bedrijf draait het voornamelijk om knopen doorhakken,” aldus De Roo. “Beslissingen en evaluaties kun je nemen op basis van je onderbuikgevoel maar je kunt ze ook nemen op basis van data. In bedrijven met een sterke datacultuur worden belangrijke beslissingen ondersteund door data en analyses en handelen executives op basis van analytisch verkregen inzichten in plaats van intuïtie of ervaring.”
Datagedreven werken is namelijk werken op basis van feiten. Deze feiten ontstaan doordat verzamelde data geanalyseerd worden met behulp van bijvoorbeeld data analyse tools, om zo informatie te vergaren. Deze informatie in combinatie met de kennis en ervaring van medewerkers vormen dan inzichten. Door op basis van deze inzichten beslissingen te nemen zorg je ervoor dat de organisatie datagedreven wordt. “In een datagedreven organisatie is deze werkwijze onderdeel van elk werkproces en in elke afdeling. Alleen dan zal datagedreven werken succesvol zijn,” belooft De Roo.
Zeven stappen
“Datagedreven werken is meer dan alleen de juiste data uit je systemen kunnen halen,” legt De Roo uit. “De transitie naar datagedreven werken brengt ook organisatieverandering met zich mee. Denk aan de verantwoordelijkheid op de juiste plek onderbrengen en het zorgen voor voldoende training van medewerkers zodat zij overweg kunnen met data. Zij zijn essentieel in het welslagen van datagedreven werken. Om van je dataproject een succes te maken, hanteren wij een traject van zeven stappen. De kracht van het traject is om elke stap haalbaar en schaalbaar te houden.”
Stap 1: stel een doel. Je kunt alleen maar echt impact maken met data als je weet waarvoor je ze wilt gebruiken. Wat heb je echt nodig? Wil je data achteraf bekijken om te rapporteren of wil je vooruit kijken en ‘voorspellen’ wat je beslissing beïnvloedt, ofwel data gebruiken als navigatiehulpmiddel. Dan moet je wel weten welke data echt relevant is voor jouw bedrijf; wat maakt jou uniek? Waarom komen klanten bij jou? Zorg dus dat je doel niet is ‘ik wil mijn eigen rapportage verbeteren’.
Stap 2: maak een plan. In deze stap maak je een roadmap voor je datalandschap. Hierbij is het belangrijk om te kiezen voor acties die snel resultaat leveren maar ook bijdragen aan je doelen op de lange termijn.
Stap 3: luister naar de vraag. De meest gemaakte misvatting is dat organisaties direct een tool gaan gebruiken voor ze een aantal kernvragen hebben beantwoord. Wat is nu eigenlijk de businessvraag, de eindgebruiker en de gebruikte processen?
Stap 4: leg een data fundament. Pas hier komt de techniek in beeld. Kies een data management systeem wat voor nu en in de toekomst relevant is en kies eenduidige bronnen. Dit maakt data haalbaar en schaalbaar.
Stap 5: geef antwoord. Met de te ontwikkelen dataproducten moeten je medewerkers antwoord kunnen vinden op hun wensen, vragen en nieuwe inzichten kunnen opdoen. Als je meerdere dashboards hebt, denk dan na over een identieke huisstijl, dat zorgt voor herkenbaarheid.
Stap 6: deel de kennis. Maak mensen vertrouwd om met data te werken, maar vertrouw ook de data. Blijf monitoren op functionaliteit en of de data nog beantwoordt aan de eerder geïdentificeerde behoefte.
Stap 7: beheer en optimaliseer. Het moet ook blijven werken. Beleg verantwoordelijkheden en maak het beheersbaar en betrouwbaar.
De cirkel is rond
De cyclus van zeven stappen vormt een cirkel, het is belangrijk om je te realiseren dat deze cirkel een continue reis naar verbetering vormt. Datagedreven werken is geen eindbestemming, maar verdient het om regelmatig tegen het licht gehouden te worden. Nieuwe klanten genereren nieuwe data en elk proces dat je optimaliseert geeft data en inzichten waarmee je weer nieuwe verbeteringen kunt aanbrengen.
“Gebruik data om beter te worden dan je denkt waar je goed in bent.”